| Flota reprezinta, pentru top managementul companiilor, o „gaura neagra”. In cele mai multe din cazuri exista un singur om care stie ce se intampla acolo, exista foarte putine informatii asupra corectitudinii proceselor din interiorul departamentului „flota”, nu exista proceuri ci doar cutume, iar omul care este mananger de flota se pare ca le stie pe toate. De foarte multe ori este „prietenul” soferilor, iar in foarte multe din cazuri nu lucreaza dupa principii transparente si de cele mai multe ori deciziile le ia dupa cutuma „stiu eu ca piese asta e mai buna”, fara insa a putea dovedi vreodata asta. Controlul activitatii masinilor se face pe pricipiul „nu le controlez eu ca le controleaza contabilitatea” sau ” soferii sunt vechi, am incredere in ei si stiu ei ce trebuie sa faca”. In foarte multe din cazuri cand intrebati de consum vi se spune ca e greu de stabilit un consum sau daca el e stabilit puteti sa stati linistit ca il controleaza el (administratorul de flota). Cand intrebati de cost pe km, de buget sau alti parametri financiari (sau KPI) vi se spune ca sunt greu de calculat si de urmarit. Daca cereti un raport, probabil, va dura citeva saptamini sa-l aveti si administratotul de flota lucreaza pe agenda, iar singurele fisiere excel sunt cele primite de la compania furnizoare de combustibil.
Din experienta noastra marea majoritate a furnizorilor de servicii pentru flote „dau spaga”, „spaga” care va ridica costurile de achizitie a serviciilor cu 5-15%.Daca aveti o astfel de situatie in companie ar trebui sa va faceti griji, deoarece, din experienta noastra, in mod cert cheltuiti cu flota cu 5-30% mai mult decat ar trebui. In mod clar controlul asupra activitatii soferilor este deficitar, controlul costurilor nu se face cum trebuie, iar asta face ca, per total, costurile la nivel de companie sa creasca cu 1-2%. 1-2% la o marja a profitului formata dintr-un singur numar, reprezinta o valoare foarte mare. Acesti 1-2% reprezinta bani care va pot intra direct in buzunar, daca lucrurile la flota se vor intampla asa cum trebuie. Flota este o „cenusareasa” a companie si nimeni nu prea intra acolo sa vada ce se intampla cu adevarat, iar asta se intampla datoria faptului ca lucrurile sunt tehnice si greu de tinut sub control de un financiar sau de un logistic fara cunostintele necesare.
De azi insa puteti scapa de probleme, deoarece noi va putem ajuta prin urmatorul program de audit si consultanta: |
1. Operational – evaluam urmatoarele:
-
– Auditare mod in care se inregistreaza km la fiecare masina in parte (atentie! Nu inseamna ca verificam fiecare masina in parte);
-
– Auditare mod in care se inregistreaza consumul de combustibil la fiecare masina in parte;
-
– Auditare mod in care se inregistreaza reparatiile la fiecare masina in parte;
-
– Auditare modul in care se controleaza nr de km pentru fiecare masina in parte;
-
– Existenta consumului normat pe fiecare tip de masina in parte si modul de stabilire al acestuia: aspecte legale si tehnice;
-
– Auditare modul de calcul al consumului de combustibil si modul de verificare al respectarii consumului normat;
-
– Auditare modul in care se respecta procedurile cu privire la alimentare, inregistrarea km, predarea documentelor la sosire si plecare din cursa, inregistrari privind incidentele masinilor etc;
-
– Auditare modul de lucru operational cu auto aflate in alte zone decat cea in care se afla administratorul de flota;
-
– Control modalitate de reparatii masini si corectitudine reparatii;
-
– Control planificare activitati la nivel de flota;
-
– Verificare timp de utilizare masini vs timp de stationare; identificare probleme;
-
– Verificare transparenta si trasabilitate a deciziilor operationale pe flota;
-
– Verificare modalitati de control ale activitatii;
2. Documente
-
– Auditare mod de intocmire a documentelor: foi de parcurs; FAZ-uri etc;
-
– Circuit facturi si mod de aprobare; verificarea corectitudinii aprobarilor si a trasabilitatii pentru toti furnizorii de servicii sau produse pentru flota, verificare corectitudine metoda de aprobare;
-
– Auditare mod de evidenta a documentelor cu perioada limitata de valabilitate: RCA, Casco, Vigneta, Vizita medicala si psihologica Sofer, ITP,Tahograf (daca e cazul), etc, evaluand riscurile privind aparitia incidentelor;
-
– Verificarea corectitudinii intocmirii documentelor in traseu (km, alimentari);
-
– Verificarea procedurilor operationale: alimentari, reparatii, intocmiri documente de flota, achizitii, vanzari, dosarul masinii, plecarea si sosire din cursa, circuit documente, circuit facturi etc.;
-
– Verificare corectitudine comenzi si circuit de comanda marfuri furnizori; verificare stocuri (daca e cazul) si alocarea produselor din stoc catre consum;
3. Informatii+financiar
-
– Verificare circuit informatii in companie: procedura, circuit informatii furnizori, clienti, ciclul de aprobari, etc.;
-
– Verificare costuri: ce tipuri de costuri se urmaresc in companie si corectitudinea intocmirii lor;
-
– Verificare rapoarte: tipuri de rapoarte care se folosesc, modalitate de generare a rapoartelor, corectitudine intocmire;
-
– Verificare existenta KPI si urmarire realizare KPI (daca nu exista si nu sunt definite analizam posibilitatea introducerii );
-
– Verificare rapoarte sau situatie costuri: combustibil, Km, reparatii, casco, rca, comunicatii, gps etc;
-
– Analiza implementarea rapoarte care sa ofere o situatie a costurilor cu flota care sa poata fi corelata la nivel de management cu situatia costurilor operationale ale altor departamente: tehnic, vanzari, productie, conta, diverse centre de cost etc;
-
– Verificare alocare corecta costuri pe centre de cost ;
-
– Verificare procedura vanzari masini: cand se ia decizia de vanzare, in baza caror parametri (verificare din punct de vedere financiar, decizii bazate pe cifre si modalitatea in care aceste decizii sunt transparente);
-
– Verificare achizitii (analiza financiara achizitii ): alegerea celei mai bune masini pentru specificul firmei pe baza unei decizii luate dupa efectuarea unui raport financiar –operational;
-
– Evaluare sistem informatic de management al flotei, circuite paralele, modalitate de operare in sistemul informatic (daca e cazul);
La sfarsitul exercitiului se va emite un raport care va avea urmatoarele elemete:
-
– Descrierea situatiei actuale si propuneri de imbunatatire pentru punctele prezentate mai sus;
-
– Termene de implementare a masurilor si propunerilor prezentate mai sus;
-
– Evaluare financiara estimativa privind pierderile financiare si operationale cu flota;
-
– Evaluare financiara estimativa privind beneficiile financiare dupa implementarea masurilor propuse;
-
– Evaluare personal (manager de flota) din punct de vedere profesional;
-
– Propuneri operationale privind fluidizarea proceselor, reducerea costurilor,imbunatatirea proceselor de control, masurare si inregistrare a datelor;
-
– Propuneri privind modificari ale sistemului informatic al managementului flotei (daca e cazul) sau adoptarea unui sistem (daca e cazul);
Pentru a putea desfasura activitatea trebuie sa avem aces la urmatoarele:
-
– Situatii financiare si facturi pentru flota;
-
– Rapoarte flota si contracte cu furnizori: combustibil, piese auto, furnizori de servicii etc;
-
– Disponibilitatea oamenilor pentru discutii cu noi in perioada stabilita pentru audit;
-
– Acces in sistemul informatic de managementul flotei (daca e cazul);
– Persoana de legatura in interiorul firmei care sa faca lucrurile sa se intimple asa cum le stabilim ( intilniri cu oamenii, furnizarea de informatii si rapoarte in timpul agreat si formatele agreate, acces la echipamente si faclitati etc);
Audit operational depozitare
| Operatiunile de depozitare pot reprezenta intre 0.5 si 2.5% din cifra de afaceri si are o pondere de 45-55% din costul total de logistica. Un layout de depozit ineficient, aranjarea marfurilor in depozit fara a urmari criterii de eficienta, picking neorganizat si multe altele sunt aspecte care, in mod sigur, va ridica costurile de operare a depozitului. Aceste aspecte sunt doar o parte din problema, deoarece un depozit ineficient operational va duce la intarzieri de livrari la clienti, la livrari gresite de marfuri care duc in final la un serviciu slab calitativ catre clientii dumneavoastra. Toate acestea vor avea un singur final: clientii pleaca. Toate aceste probleme fac ca, in fnal, costurile dumneavoastra sa se mareasca, iar aceasta marire o puteti regasi intr-un pret mai mare sau intr-o marja mai mica.
Astazi, insa, noi va putem ajuta! |
1. Operational – evaluam urmatoarele:
-
1.Audit modalitate de preluare comenzi, criterii grupare comenzi pentru picking, timpi de executare;
-
2.Auditare mod alocare comenzi pentru picking;
-
3.Auditare proces de picking, metode de optimizare proces, metode de control si verificare pentru reducerea erorilor, KPI picking;
-
4.Auditare proces de consolidare marfa: metode de consolidare, proceduri de verificare si control, transfer de responsabilitate;
-
5.Auditare proces de incarcare marfa: transfer de responsabilitate catre soferi, verificare iesire marfa, evaluare riscuri de fraudare;
-
6.Auditare proces de receptie: receptie marfa, tratare erori, control si evidenta zona de tratare erori, KPI recetie marfa;
-
7.Auditare layout depozit: organizare depozitului pe principii de optimizare, metode folosite pentru optimizarea aranjarii marfurilor, pozitionare zone in interiorul depozitului;
-
8.Auditare exploatare utilaje si masini folosite in depozit;
-
9.Auditare KPI si planificare: KPI sintetici pentru toate zonele de depozitare, planificare integrata furnizori, transport, distributie;
-
10.Auditare inventariere si control marfa ;
-
11.Auditare masurare si evaluare parametri operationali din structura de cost;
-
12.Auditare performanta angajati;
-
13.Auditare operare documente;
-
14.Auditare proceduri de lucru cu furnizorii de servicii;
-
15.Auditare management paleti.
2. Documente
-
1.Auditare mod de intocmire a documentelor: comenzi, DL, comanda de incarcare etc;
-
2.Auditare circuitul documentelor operationale;
-
3.Auditare verificare proceduri de intocmire documente, aprobari, control documente etc;
-
4.Auditare verificare corelare facturi furnizori-comenzi de servicii- procedura verificare, carectitudine si transparenta metoda de verificare;
3. Informatii+financiar
-
1.Circuit facturi – trasabilitate aprobari, procedura de aprobari, metode de control, raportare, evaluare riscuri asociate cu controlul si monitorizarea facturilor furnizori;
-
2.Calcul cost de depozitare pe produs/palet/kg/zi – evaluare metoda de calcul, corectitudine date, raportare;
-
3 Cacul cost receptie, depozitare, picking;
-
4.Evaluare KPI – cost per client, per livrare etc;
-
5 Informatii furnizori, clienti interni + externi, soferi, customer service etc;
-
6.Rapoarte – tipuri de rapoare , relevanta rapoarte;
-
7.Achizitii furnizori de servicii – verificare corectitudine criterii, repsectare criterii etc.
La sfarsitul exercitiului se va emite un raport care va avea urmatorele elemete:
-
– Descrierea situatiei actuale si propuneri de imbunatatire pentru punctele prezentate mai sus;
-
– Termene de implementare a masurilor si propunerilor prezentate mai sus;
-
– Evaluare financiara estimativa privind pierderile financiare si operationale ;
-
– Evaluare financiara estimativa privind beneficiile financiare dupa implementarea masurilor propuse;
-
– Evaluare personal din punct de vedere profesional;
-
– Propuneri operationale privind fluidizarea proceselor, reducerea costurilor, imbunatatirea proceselor de control, masurare si inegistrare a datelor;
-
– Propuneri privind modificari ale sistemului informatic al mamgementului (daca e cazul) sau adoptarea unui sistem (daca e cazul);
Pentru a putea desfasura activitatea trebuie sa avem acces la urmatoarele:
-
– Situatii financiare si facturi;
-
– Rapoarte si alte date relevante pentru proiect;
-
– Disponibilitatea oamenilor pentru discutii cu noi in perioada stabilita pentru audit;
-
– Acces in sistemul informatic de management (daca e cazul);
– Persoana de legatura in interiorul firmei care sa faca lucrurile sa se intample asa cum le stabilim ( intilniri cu oamenii, furnizarea de informatii si rapoarte in timpul agreat si formatele agreate, acces la echipamente si faclitati etc);
Audit operational transport si distributie
| Transportul si distributia are o pondere mare in costul total de logistica, aceasta pondere putand ajunge la valori intre 55 si 70% din costul total de logistica. Problemele care pot aparea in aceasta zona sunt probleme de preluare a comenzilor si alocarea lor incorecta pe masini, monitorizarea si mentinerea costurilor intr-o zona optima, monitorizarea superficiala sau lipsa monitorizarii parametrilor importanti care intra in componenta costului, managementul defectuos al documentelor, lipsa KPI, lipsa de transparenta in adoptarea deciilor. Probabil ca ti-ai dori sa poti determina cat te costa un produs pe traseul pina la clientul final, care sunt elementele care influenteaza acest cost si care este impactul modificarii valorii acelor elemente in costul produsului. Toate aceste elemente iti sunt necesare pentru a putea mari performanta transportului si distributiei si pentru a putea maxima marja de profit. Modalitatea de control prin care te asiguri ca deciziile luate de responsabilii cu transportul si distributia ar trebui sa iti ofere certitudinea ca aceste actiuni sunt transparetnte si corecte. In foarte multe companii aceste lucruri sunt greu de controlat, mai tot timpul exista tendinta angajatilor de a face venituri suplimentare din diverse aranjamente cu diversi furnizori. Este o zona in care optimizare poate face diferenta intre o companie performanta si una slab performanta. |
1. Operational – evaluam urmatoarele:
-
1.Auditare mod de preluare si alocare a comenzilor catre transport si distributie;
-
2.Auditare colaborarea cu depozitul (planificare, urmarire comenzi, transmitere de informatii);
-
3.Auditare alocarea comenzilor pe masini si a masinilor pe rute – evaluare criterii de alocare, transparenta si trasabilitate alocari;
-
4.Auditare proceduri, KPI operationali – corectitudine proceduri, urmarire fux, corectitudine definire si masurare KPI;
-
5.Auditare preluarea de responsabilitate a soferului – proceduri, evaluare riscuri asociate preluarii de responsabilitate si evaluare usurinta proces de trasabilitate ulterioara;
-
6.Auditare intocmire documente, treseul documentelor si returul documentelor – procedura, corectitudine flux, eliminare riscuri asociate;
-
7.Auditare retur de marfa – evaluare flux, riscuri asociate, procedura;
-
8.Auditare motive de nelivrare – evaluare monitorizare,impact si remedierea lor;
-
9.Auditare fluxuri paralele de informatii si documente;
-
10.Auditare timp de livrare;
-
11.Auditare evaluare monitorizare si masurare corecta parametri care duc la calculul costului pe km, produs, kg ect;
-
12.Auditare SLA si grad de respectare;
-
13.Auditare criterii alocare zone de distributie;
-
14.Auditare criterii alocare clienti pe zone de distributie;
15.Auditare introducere documente in sistemul IT;
16. Auditare sistem de management paleti;
2. Documente
-
1.Audit modul de intocmire a documentelor: comenzi de transport, foi de parcurs, cmr, etc;
-
2.Audit circuitul documentelor operationale: avize de insotire marfa , facturi, comenzi de transport, foi de parcurs, POD;
-
3.Verificare proceduri de intocmire documente, aprobari, control documente,retur documente, POD etc;
-
4.Verificare corelare facturi furnizori-comenzi de servicii- procedura verificare, carectitudine si transparenta metoda de verificare;
3. Informatii+financiar
-
1.Audit circuit facturi – trasabilitate aprobari, procedura de aprobari, metode de control, raportare, evaluare riscuri asociate cu controlul si monitorizarea facturilor furnizori;
-
2.Audit calcul cost pe km – evaluare metoda de calcul, corectitudine date, raportare;
-
3 Audit calcul cost pe produs, kg etc – evaluare metoda de calcul, corectitudine parametri, erori, raportare;
-
4.Audit KPI financiari- cost per client, per livrare etc;
-
5.Auditare informatii furnizori, clienti interni + externi, soferi, customer service etc;
-
6.Audit rapoarte – tipuri de rapoare , relevanta rapoarte;
-
7.Audit achizitii furnizori de servicii – verificare corectitudine criterii, respectare criterii etc.
La sfarsitul exercitiului se va emite un raport care va avea urmatorele elemete:
-
– Descrierea situatiei actuale si propuneri de imbunatatire pentru punctele prezentate mai sus;
-
– Termene de implementae a masurilor si propunerilor prezentate mai sus;
-
– Evaluare financiara estimativa privind pierderile financiare si operationale de transport si distributie;
-
– Evaluare financiara estimativa privind beneficiile financiare dupa implementarea masurilor propuse;
-
– Evaluare personal (manageri) din punct de vedere professional;
-
– Propuneri operationale privind fluidizarea proceselor, reducerea costurilor,imbunatatirea proceselor de control, masurare si inegistrare a datelor;
-
– Propuneri privind modificari ale sistemului informatic al managementului transportului (daca e cazul) sau adoptarea unui sistem (daca e cazul);
Pentru a putea desfasura activitatea trebuie sa avem acces la urmatoarele:
-
– Situatii financiare si documente transport si distributie;
-
– Rapoarte si contracte cu furnizori: combustibil, piese auto, furnizori de servicii etc;
-
– Disponibilitatea oamenilor pentru discutii cu noi in perioada stabilita pentru audit;
-
– Acces in sistemul informatic(daca e cazul);
– Persoana de legatura in interiorul firmei care sa faca lucrurile sa se intimple asa cum le stabilim ( intilniri cu oamenii, furnizarea de informatii si rapoarte in timpul agreat si formatele agreate, acces la echipamente si faclitati etc);
|
|
|
Recenzii
Nu există recenzii până acum.