Logistic Specialist - optimizare costuri flota

Generalitati

Flota reprezinta, pentru top managementul companiilor, o "gaura neagra". In cele mai multe din cazuri exista un singur om care stie ce se intampla acolo, exista foarte putine informatii asupra corectitudinii proceselor din interiorul departamentului "flota", nu exista proceuri ci doar cutume, iar omul care este mananger de flota se pare ca le stie pe toate. De foarte multe ori este "prietenul" soferilor, iar in foarte multe din cazuri nu lucreaza dupa principii transparente si de cele mai multe ori deciziile le ia dupa cutuma "stiu eu ca piese asta e mai buna", fara insa a putea dovedi vreodata asta. Controlul activitatii masinilor se face pe pricipiul "nu le controlez eu ca le controleaza contabilitatea" sau " soferii sunt vechi, am incredere in ei si stiu ei ce trebuie sa faca". In foarte multe din cazuri cand intrebati de consum vi se spune ca e greu de stabilit un consum sau daca el e stabilit puteti sa stati linistit ca il controleaza el (administratorul de flota). Cand intrebati de cost pe km, de buget sau alti parametri financiari (sau KPI) vi se spune ca sunt greu de calculat si de urmarit. Daca cereti un raport, probabil, va dura citeva saptamini sa-l aveti si administratotul de flota lucreaza pe agenda, iar singurele fisiere excel sunt cele primite de la compania furnizoare de combustibil.

Din experienta noastra marea majoritate a furnizorilor de servicii pentru flote "dau spaga", "spaga" care va ridica costurile de achizitie a serviciilor cu 5-15%.

Daca aveti o astfel de situatie in companie ar trebui sa va faceti griji, deoarece, din experienta noastra, in mod cert cheltuiti cu flota cu 5-30% mai mult decat ar trebui. In mod clar controlul asupra activitatii soferilor este deficitar, controlul costurilor nu se face cum trebuie, iar asta face ca, per total, costurile la nivel de companie sa creasca cu 1-2%. 1-2% la o marja a profitului formata dintr-un singur numar, reprezinta o valoare foarte mare. Acesti 1-2% reprezinta bani care va pot intra direct in buzunar, daca lucrurile la flota se vor intampla asa cum trebuie. Flota este o "cenusareasa" a companie si nimeni nu prea intra acolo sa vada ce se intampla cu adevarat, iar asta se intampla datoria faptului ca lucrurile sunt tehnice si greu de tinut sub control de un financiar sau de un logistic fara cunostintele necesare.

De azi insa puteti scapa de probleme, deoarece noi va putem ajuta prin urmatorul program de audit si consultanta:


1. Operational – evaluam urmatoarele:

    - Auditare mod in care se inregistreaza km la fiecare masina in parte (atentie! Nu inseamna ca verificam fiecare masina in parte);
    - Auditare mod in care se inregistreaza consumul de combustibil la fiecare masina in parte;
    - Auditare mod in care se inregistreaza reparatiile la fiecare masina in parte;
    - Auditare modul in care se controleaza nr de km pentru fiecare masina in parte;
    - Existenta consumului normat pe fiecare tip de masina in parte si modul de stabilire al acestuia: aspecte legale si tehnice;
    - Auditare modul de calcul al consumului de combustibil si modul de verificare al respectarii consumului normat;
    - Auditare modul in care se respecta procedurile cu privire la alimentare, inregistrarea km, predarea documentelor la sosire si plecare din cursa, inregistrari privind incidentele masinilor etc;
    - Auditare modul de lucru operational cu auto aflate in alte zone decat cea in care se afla administratorul de flota;
    - Control modalitate de reparatii masini si corectitudine reparatii;
    - Control planificare activitati la nivel de flota;
    - Verificare timp de utilizare masini vs timp de stationare; identificare probleme;
    - Verificare transparenta si trasabilitate a deciziilor operationale pe flota;
    - Verificare modalitati de control ale activitatii;

2. Documente

    - Auditare mod de intocmire a documentelor: foi de parcurs; FAZ-uri etc;
    - Circuit facturi si mod de aprobare; verificarea corectitudinii aprobarilor si a trasabilitatii pentru toti furnizorii de servicii sau produse pentru flota, verificare corectitudine metoda de aprobare;
    - Auditare mod de evidenta a documentelor cu perioada limitata de valabilitate: RCA, Casco, Vigneta, Vizita medicala si psihologica Sofer, ITP,Tahograf (daca e cazul), etc, evaluand riscurile privind aparitia incidentelor;
    - Verificarea corectitudinii intocmirii documentelor in traseu (km, alimentari);
    - Verificarea procedurilor operationale: alimentari, reparatii, intocmiri documente de flota, achizitii, vanzari, dosarul masinii, plecarea si sosire din cursa, circuit documente, circuit facturi etc.;
    - Verificare corectitudine comenzi si circuit de comanda marfuri furnizori; verificare stocuri (daca e cazul) si alocarea produselor din stoc catre consum;

3. Informatii+financiar

    - Verificare circuit informatii in companie: procedura, circuit informatii furnizori, clienti, ciclul de aprobari, etc.;
    - Verificare costuri: ce tipuri de costuri se urmaresc in companie si corectitudinea intocmirii lor;
    - Verificare rapoarte: tipuri de rapoarte care se folosesc, modalitate de generare a rapoartelor, corectitudine intocmire;
    - Verificare existenta KPI si urmarire realizare KPI (daca nu exista si nu sunt definite analizam posibilitatea introducerii );
    - Verificare rapoarte sau situatie costuri: combustibil, Km, reparatii, casco, rca, comunicatii, gps etc;
    - Analiza implementarea rapoarte care sa ofere o situatie a costurilor cu flota care sa poata fi corelata la nivel de management cu situatia costurilor operationale ale altor departamente: tehnic, vanzari, productie, conta, diverse centre de cost etc;
    - Verificare alocare corecta costuri pe centre de cost ;
    - Verificare procedura vanzari masini: cand se ia decizia de vanzare, in baza caror parametri (verificare din punct de vedere financiar, decizii bazate pe cifre si modalitatea in care aceste decizii sunt transparente);
    - Verificare achizitii (analiza financiara achizitii ): alegerea celei mai bune masini pentru specificul firmei pe baza unei decizii luate dupa efectuarea unui raport financiar –operational;
    - Evaluare sistem informatic de management al flotei, circuite paralele, modalitate de operare in sistemul informatic (daca e cazul);

La sfarsitul exercitiului se va emite un raport care va avea urmatoarele elemete:

    - Descrierea situatiei actuale si propuneri de imbunatatire pentru punctele prezentate mai sus;
    - Termene de implementare a masurilor si propunerilor prezentate mai sus;
    - Evaluare financiara estimativa privind pierderile financiare si operationale cu flota;
    - Evaluare financiara estimativa privind beneficiile financiare dupa implementarea masurilor propuse;
    - Evaluare personal (manager de flota) din punct de vedere profesional;
    - Propuneri operationale privind fluidizarea proceselor, reducerea costurilor,imbunatatirea proceselor de control, masurare si inregistrare a datelor;
    - Propuneri privind modificari ale sistemului informatic al managementului flotei (daca e cazul) sau adoptarea unui sistem (daca e cazul);

Pentru a putea desfasura activitatea trebuie sa avem aces la urmatoarele:

    - Situatii financiare si facturi pentru flota;
    - Rapoarte flota si contracte cu furnizori: combustibil, piese auto, furnizori de servicii etc;
    - Disponibilitatea oamenilor pentru discutii cu noi in perioada stabilita pentru audit;
    - Acces in sistemul informatic de managementul flotei (daca e cazul);
    - Persoana de legatura in interiorul firmei care sa faca lucrurile sa se intimple asa cum le stabilim ( intilniri cu oamenii, furnizarea de informatii si rapoarte in timpul agreat si formatele agreate, acces la echipamente si faclitati etc);

Durata unui astfel de proiect - 3 zile;

Costul proiectului - Te rugam sa ne dai un email si iti vom trimite o oferta personalizata;

ROI Garantat - 250%;*

Dupa aceasta perioada de auditare poate urma (este la latitudinea clientilor acest aspect) o perioada de consultanta pentru implementarea masurilor propuse sau o perioada de training cumulata cu partea de consultanta. Tariful pentru aceasta perioada va putea fi stabilit la momentul cand se vor agrea proiectele pe care le vom face impreuna.
* garantat in perioada de consultanta daca proiectele propuse spre implementare se realizeaza de catre consultantii nostri.


Clienti


Recomandari

"Am lucrat cu Logistic Specialist intr-un program mai complex de consultanta si training. Pe parcursul acestui program una din componente a fost auditarea si consultanta departamentului flota, program prin care am reusit sa scadem costurile cu aproape 1400 de euro de euro lunar, scadere de costuri datorata in principal scaderii consumului de combustibil la fiecare masina si introducerea unor noi metode de control si verificare. Folosirea aplicatiei WebPark ne ajuta sa mentinem in continuare sub control parametri legati de costurile cu flota."

DIRECTOR EXECUTIV companie de distributie

"Nu am reusit niciodata sa controlam cu succes activitatea soferilor si sa tinem sub control costurile generate de masini. Aveam, de asemenea, probleme cu decizia privind inlocuirea masinilor, aceasta decizie nefiind niciodata fundamentata pe cifre. Am avut , de asemenea, probleme privind durata de viata prea scurta a unor masini si modalitatea in care aceste masini se reparau. Am avut , de asemena, probleme cu asigurarile si cu sumele platite pentru a acoperi acest risc. Si, cel mai frumos este, ca nu am realizat asta pina cand nu am inceput programul de consultanta cu Logistic Specialist. Incepusem programul de consultanta pe zona operationala si de productie, dar am avut inspiratia ca la propunerea Logistic Specialist sa acceptam si un mic audit pe partea de flota. Surpriza a fost sa constat ca am probleme in acea zona, cu toate ca aveam un om pe care il consideram de incredere si bun in ceea ce facea. Am salvat aproape 1000 de euro lunar, bani care altfel ieseau din firma sub forma diverselor cheltuieli mai mult sau mai putin justificate pe masinile din fota. "

PROPRIETAR companie de productie

"Primeam in fiecare luna un raport de la administratorul de flota, raport in care monitorizam consumul de combutibil al masinilor. La acel moment aveam un consum lunar in jurul valorii de 130.000 de litri de combustibil lunar. Raportul si datele pareau ok, asta pina am facut un audit cu Logistic Specialist. Am comandat auditul pentru ca aveam senzatia ca nu am un control prea eficient asupra activitatilor de flota si a consumului de combustibil. Dupa audit am constatat urmatoarele: km de la masinile noastre de marfa, kilometri care stateau la baza consumului de combustibil din raportul primit lunar nu erau corect monitorizati, din cauza faptului ca unii soferi foloseau magnet, alterand astfel kilometri, alterand consumul, in final. Metodele de control folosite pentru a depista asta, de catre consultantii Logistic Specialist, au fost foarte ingenioase, fara ajutorul lor probabil ca nu am fi descoperit acest aspect. Metoda de calcul a consumului de combustibil era una destul de greoaie si inexacta, iar la un numar de cateva sute de masini era greu sa poti controla eficient consumul de combustibil. Consultantii ne-au invatat sa folosim o alta metoda mai rapida si mai eficienta. Rezultatul: dupa 3 luni si citeva concedieri am reusit sa ajungem sa consumam 95.000-100.000 de litri de combustibil lunar. "

DIRECTOR OPERATIONAL companie de import si distributie